Comment automatiser la collecte de pièces justificatives

Le problème : la collecte manuelle de documents

Combien de temps passez-vous chaque semaine à :

• Envoyer des emails pour demander des documents
• Relancer les clients qui n'ont pas répondu
• Vérifier que les documents reçus sont lisibles et complets
• Classer les fichiers dans les bons dossiers
• Chercher un document qu'un client vous a envoyé il y a 3 semaines

Si vous êtes comme la plupart des professionnels, la réponse est : beaucoup trop de temps.

Les 5 étapes pour automatiser votre collecte

Étape 1 : Créez des listes de pièces types

Commencez par lister les documents dont vous avez besoin pour chaque type de dossier :

• Dossier locataire : CNI, 3 bulletins de salaire, avis d'imposition, quittances...
• Ouverture de compte : CNI, justificatif de domicile, RIB...
• Dossier de financement : CNI, bulletins, avis d'imposition, relevés bancaires...
• Inscription école : CNI parent, livret de famille, justificatif de domicile, certificat de scolarité...

Étape 2 : Choisissez un outil adapté

Votre outil doit permettre de :

• Créer des formulaires avec upload de documents
• Définir des listes de pièces obligatoires
• Envoyer des relances automatiques
• Vérifier la qualité des documents
• Centraliser tous les dossiers

Formulr répond à tous ces critères et ajoute la signature électronique et le KYC.

Étape 3 : Configurez les relances automatiques

Le nerf de la guerre. Vos relances doivent être :

• Programmées automatiquement (J+1, J+3, J+7...)
• Personnalisées avec le prénom du client
• Spécifiques aux documents manquants
• Multi-canal (email + SMS pour les cas urgents)

Étape 4 : Activez la vérification automatique

Inutile de recevoir 50 documents si la moitié sont flous ou incorrects. L'IA peut vérifier :

• La lisibilité du document (pas flou, pas coupé)
• Le type de document (c'est bien une CNI, pas un permis)
• La date de validité (document non expiré)
• La cohérence des informations (même nom sur tous les documents)

Étape 5 : Offrez un portail client

Donnez à vos clients un espace où ils peuvent :

• Voir la liste des documents à fournir
• Uploader leurs fichiers à leur rythme
• Suivre l'avancement de leur dossier
• Recevoir une confirmation quand c'est complet

Les résultats à attendre

En automatisant votre collecte de documents, vous pouvez espérer :

• Réduction de 70% du temps passé sur les relances
• Dossiers complets 2x plus rapidement
• Taux de documents conformes > 95%
• Satisfaction client améliorée
• Zéro document perdu

Conclusion

L'automatisation de la collecte de documents n'est plus un luxe, c'est une nécessité pour rester compétitif. Les outils existent, ils sont accessibles, et le ROI est immédiat.

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