Gestion documentaire et sécurité dans le cadre d’un onboarding client: Comment éviter les erreurs et optimiser vos processus?

L’onboarding client est une étape clé dans la relation entre une entreprise et ses nouveaux clients. Pourtant, ce processus peut rapidement devenir un casse-tête administratif s’il repose sur des méthodes manuelles et peu sécurisées. Entre la collecte de documents, la vérification d’identité, la conformité réglementaire et la gestion des échanges, le risque d’erreur et de perte de temps est élevé.

Digitaliser l’onboarding client permet d’optimiser ces étapes tout en garantissant la sécurité des données. Dans cet article, nous verrons comment éviter les erreurs et fluidifier ce processus grâce aux outils no-code disponibles sur le marché.‍

Les défis liés à l’onboarding client et à la gestion documentaire‍

L’onboarding client implique souvent une collecte de données sensibles, des échanges de documents réglementaires et un suivi rigoureux pour s’assurer que tout est en règle.
Voici les principaux défis rencontrés par les entreprises :

✔ Collecte et vérification des documents : pièces d’identité, justificatifs de domicile, contrats signés… La gestion manuelle entraîne souvent des oublis ou des erreurs.
✔ Stockage sécurisé et conformité réglementaire :les données clients doivent être stockées de manière sécurisée, en conformité avec le RGPD, les autres réglementations en vigueur et les normes KYC (Know Your Customer).
✔ Partage et collaboration : l’accès aux documents doit être simple pour les équipes concernées, tout en garantissant la confidentialité des données.
✔ Optimisation du temps et réduction des erreurs : un processus trop manuel entraîne des délais de traitement longs et un risque élevé d’erreur ou de perte de documents.

Pour répondre à ces défis, la digitalisation s’impose comme la meilleure solution.‍

Digitaliser l'onboarding client avec des solutions no-code

Grâce aux outils no-code, il est aujourd’hui possible d’automatiser l’ensemble du processus d’onboarding sans compétences techniques avancées. Voici les principales étapes et les solutions adaptées :

A. Automatiser la collecte des documents

- Typeform / Jotform / Paperform : Ces outils permettent de créer des formulaires intelligents pour collecter les informations et documents des clients de manière fluide et interactive.
- Zapier / Make (ex Integromat) : Ces plateformes permettent d’automatiser l’envoi d’e-mails et le stockage des documents collectés sans intervention manuelle.

B. Sécuriser le stockage et garantir la conformité
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- Airtable / Notion / Google Drive : Ces solutions permettent de structurer et centraliser les documents clients.
- OneDrive / Dropbox Business : Sécurisent le stockage tout en offrant des accès restreints aux données sensibles.
- Docusign, Yousign : Logiciels de coffre-fort numérique Idéaux pour le stockage de documents critiques et leur certification.

C. Simplifier le partage et la collaboration

- Notion / Slack / Trello : Ces outils permettent aux équipes de suivre l’avancement de chaque dossier et d’accéder rapidement aux documents nécessaires.
- SharePoint / Google Drive : Facilitent le partage de documents avec les parties prenantes tout en conservant une traçabilité des accès.

D. Automatiser les relances et le suivi

- HubSpot / Pipedrive / Salesforce (CRM) : Permettent d’automatiser les relances et le suivi des clients en onboarding.
- ActiveCampaign / Mailchimp : Automatisent l’envoi de rappels et de confirmations pour s’assurer que le client complète toutes lesétapes.
- Notion / Trello / ClickUp : Organisent les tâches et les échéances pour ne rien oublier.